Privacy policy

Preface

We, natureOffice GmbH (hereinafter "the company", "we" or "us"), take the protection of your personal data seriously and would like to inform you at this point about data protection in our company.
Within the scope of our responsibility under data protection law, additional obligations have been imposed on us by the entry into force of the EU General Data Protection Regulation (Regulation (EU) 2016/679; hereinafter: "GDPR") in order to ensure the protection of personal data of the person affected by a processing operation (we also address you as a data subject hereinafter with "customer", "you", "you" or "data subject").
Insofar as we decide either alone or jointly with others on the purposes and means of data processing, this includes above all the obligation to inform you transparently about the nature, scope, purpose, duration and legal basis of the processing (cf. Articles 13 and 14 DSGVO). With this statement (hereinafter: "Privacy Notice"), we inform you about the manner in which your personal data is processed by us.
Our data protection notices have a modular structure. They consist of a general part for any processing of personal data and processing situations that come into play in any contact with us (A. General) and special parts whose content relates only to the processing situation specified there (B. Visiting websites, C. Contacting us via contact form, D. Newsletter registration).
If you have any questions about your data or about this privacy policy, please contact us at [email protected]

A. General

  1. Definitions
    Following the model of Art. 4 of the GDPR, these data protection notices are based on the following definitions:
    • "Personal data" (Art. 4 No. 1 DSGVO) means any information relating to an identified or identifiable natural person ("data subject"). An individual is identifiable if he or she can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, an online identifier, location data or by means of information relating to his or her physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity characteristics. The identifiability can also be given by means of a linkage of such information or other additional knowledge. The origin, form or embodiment of the information is irrelevant (photographs, video or sound recordings may also contain personal data).
    • "Processing" (Art. 4 No. 2 GDPR) means any operation which involves the handling of personal data, whether or not by automated (i.e. technology-based) means. This includes, in particular, the collection (i.e., acquisition), recording, organization, arrangement, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment, combination, restriction, erasure or destruction of personal data, as well as the modification of a purpose or intended purpose on which a data processing operation was originally based
    • "Controller" (Art. 4 No. 7 GDPR) means the natural or legal person, public authority, agency or other body which alone or jointly with others determines the purposes and means of the processing of personal data.
    • "Third party" (Art. 4 No. 10 GDPR) means any natural or legal person, public authority, agency or other body other than the data subject, the controller, the processor and the persons who, under the direct responsibility of the controller or processor, are authorized to process the personal data; this also includes other group-affiliated legal entities.
    • "Processor" (Art. 4 No. 8 GDPR) means a natural or legal person, authority, institution or other body that processes personal data on behalf of the controller, in particular in accordance with the controller's instructions (e.g. IT service provider). In terms of data protection law, a processor is in particular not a third party.
    • "Consent" (Art. 4 No. 11 GDPR) of the data subject means any freely given, informed and unambiguous expression of will in the form of a statement or other unambiguous affirmative act by which the data subject indicates that he or she consents to the processing of personal data relating to him or her.
  2. Name and address of the controller
    The controller of your personal data within the meaning of Art. 4 No. 7 DSGVO is us:
    natureOffice GmbH
    Steubenhof 1
    D-65207 Wiesbaden
    Phone 49 69 173 20 0
    E-mail: info(at)natureoffice.com.

  3. Further information about our company
    can be found in the imprint on our website at ecozoom.pro//en/privacy-policy
  4. Legal basis of data processing
    By law, in principle, any processing of personal data is prohibited and only permitted if the data processing falls under one of the following justifications:
    • Art. 6 para. 1 p. 1 lit. a DSGVO ("consent"): If the data subject has voluntarily, in an informed manner and unambiguously indicated by a statement or other unambiguous confirmatory act that he or she consents to the processing of personal data relating to him or her for one or more specific purposes;
    • Art. 6 (1) p. 1 lit. b DSGVO: If the processing is necessary for the performance of a contract to which the data subject is a party or for the performance of pre-contractual measures taken at the data subject's request;
    • Art. 6 (1) p. 1 lit. c DSGVO: If the processing is necessary for compliance with a legal obligation to which the controller is subject (e.g., a legal obligation to keep records);
    • Art. 6 para. 1 p. 1 lit. d DSGVO: If the processing is necessary to protect vital interests of the data subject or another natural person;
    • Art. 6 (1) p. 1 lit. e DSGVO: If the processing is necessary for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the controller; or
    • Art. 6 (1) p. 1 lit. f DSGVO ("Legitimate Interests"): If the processing is necessary to protect legitimate (in particular legal or economic) interests of the controller or a third party, unless the conflicting interests or rights of the data subject override (in particular if the data subject is a minor). 
    • For the processing operations carried out by us, we indicate below the applicable legal basis in each case. A processing operation may also be based on several legal bases.
  5. Data deletion and storage period
    For the processing operations carried out by us, we indicate below in each case how long the data will be stored by us and when it will be deleted or blocked. Unless an explicit storage period is specified below, your personal data will be deleted or blocked as soon as the purpose or legal basis for the storage no longer applies. In principle, your data will only be stored on our servers in Germany, subject to any transfer that may take place in accordance with the regulations in A.(7).
    However, storage may take place beyond the specified time in the event of a (threatened) legal dispute with you or other legal proceedings, or if storage is required by legal regulations to which we are subject as the responsible party (e.g. § 257 HGB, § 147 AO). If the storage period prescribed by legal regulations expires, the personal data will be blocked or deleted unless further storage by us is necessary and there is a legal basis for this.
  6. Data security
    We use appropriate technical and organizational security measures to protect your data against accidental or intentional manipulation, partial or complete loss, destruction or against unauthorized access by third parties (e.g. TSL encryption for our website), taking into account the state of the art, implementation costs and the nature, scope, context and purpose of the processing, as well as the existing risks of a data breach (including its probability and impact) for the data subject. Our security measures are continuously improved in line with technological developments. We will be happy to provide you with more detailed information on request. Please contact our data protection officer (see under A.(3)).
  7. Cooperation with processors
    As with any larger company, we use external domestic and foreign service providers to process our business transactions (e.g. for IT, logistics, telecommunications, sales and marketing). These are only active according to our instructions and have been contractually obligated iSv Art. 28 DSGVO to comply with the provisions of data protection law.
  8. Conditions for the transfer of personal data to third countries
    Within the scope of our business relationships, your personal data may be passed on or disclosed to third party companies. These may also be located outside the European Economic Area (EEA), i.e. in third countries. Such processing is carried out exclusively for the fulfillment of contractual and business obligations and to maintain your business relationship with us. We will inform you about the respective details of the transfer below at the relevant points.
    Some third countries are certified by the European Commission through so-called adequacy decisions to have data protection comparable to the EEA standard (a list of these countries as well as a copy of the adequacy decisions can be found here: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/adequacy/index_en.html). However, in other third countries to which personal data may be transferred, there may not be a consistently high level of data protection due to a lack of legal provisions. If this is the case, we ensure that data protection is adequately guaranteed. This is possible through binding company regulations, standard contractual clauses of the European Commission for the protection of personal data, certificates or recognized codes of conduct. Please contact our data protection officer (see under A.(3)) if you would like more information on this.
  9. No automated decision making (including profiling).
    We do not intend to use any personal data collected from you for any automated decision making process (including profiling).
  10. No obligation to provide personal data
    We do not make the conclusion of contracts with us dependent on you providing us with personal data in advance. For you as a customer, there is also basically no legal or contractual obligation to provide us with your personal data; however, it may be that we can only provide certain offers to a limited extent or not at all if you do not provide the data required for this. If this should exceptionally be the case in the context of the products we offer presented below, you will be informed of this separately.
  11. Legal obligation to transmit certain data
    We may, under certain circumstances, be subject to a specific legal or statutory obligation to provide lawfully processed personal data to third parties, in particular public bodies (Art. 6 para. 1 p. 1 lit. c DSGVO).
  12. Your rights
    You can assert your rights as a data subject regarding your processed personal data at any time by contacting us using the contact details provided at the beginning of A.(2). As a data subject, you have the right
    • to request information about your data processed by us in accordance with Art. 15 DSGVO. In particular, you can request information about the processing purposes, the category of data, the categories of recipients to whom your data has been or will be disclosed, the planned storage period, the existence of a right to rectification, erasure, restriction of processing or objection, the existence of a right of complaint, the origin of your data if it has not been collected by us, as well as the existence of automated decision-making, including profiling, and, if applicable, meaningful information about its details;
    • in accordance with Art. 16 DSGVO, to demand the correction of incorrect or the completion of your data stored by us without delay;
    • pursuant to Art. 17 DSGVO, to request the deletion of your data stored by us, unless the processing is necessary for the exercise of the right to freedom of expression and information, for compliance with a legal obligation, for reasons of public interest or for the assertion, exercise or defense of legal claims;
    • pursuant to Art. 18 DSGVO, to request the restriction of the processing of your data, insofar as the accuracy of the data is disputed by you or the processing is unlawful;
    • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen (“Datenübertragbarkeit”);
    • object to the processing in accordance with Art. 21 DSGVO, provided that the processing is based on Art. 6 (1) p. 1 lit. e or lit. f DSGVO. This is particularly the case if the processing is not necessary for the performance of a contract with you. Unless it is an objection to direct marketing, when exercising such an objection, we ask you to explain the reasons why we should not process your data as we have done. In the event of your justified objection, we will review the merits of the case and either discontinue or adjust the data processing or show you our compelling legitimate grounds on the basis of which we will continue the processing;
    • in accordance with Article 7(3) of the GDPR, to revoke your consent given once (also before the GDPR came into force, i.e. before 25.5.2018) - i.e. your voluntary will, made understandable in an informed manner and unambiguously by means of a declaration or other unambiguous confirming act, that you agree to the processing of the personal data in question for one or more specific purposes - at any time vis-à-vis us, if you have given such consent. The consequence of this is that we may no longer continue the data processing based on this consent for the future and
    • complain to a data protection supervisory authority about the processing of your personal data in our company in accordance with Art. 77 DSGVO, such as the data protection supervisory authority responsible for us: The Hessian Commissioner for Data Protection and Freedom of Information, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, Germany, phone: 0611-1408 0, e-mail: [email protected]
  13. Changes to the data protection information
    Im Rahmen der Fortentwicklung des Datenschutzrechts sowie technologischer oder organisatorischer Veränderungen werden unsere Datenschutzhinweise regelmäßig auf Anpassungs- oder Ergänzungsbedarf hin überprüft. Über Änderungen werden Sie insbesondere auf unserer deutschen Webseite unter https://ecozoom.pro/privacy-policy unterrichtet. Diese Datenschutzhinweise haben den Stand von Juli 2022.

B. Visiting web pages

  1. Explanation of the function
    You can obtain information about our company and the services we offer in particular at ecozoom.pro together with the associated sub-pages (hereinafter collectively referred to as "websites"). When you visit our websites, personal data may be processed.
  2. Processed personal data
    During the informational use of the Websites, the following categories of personal data are collected, stored and processed by us:
    1. "log data": When you visit our websites, a so-called protocol data record (so-called server log files) is stored temporarily and anonymously on our web server. This consists of:
      • the page from which the page was requested (so-called referrer URL)
      • the name and URL of the requested page
      • the date and time of the request
      • the description of the type, language and version of the web browser used
      • the IP address of the requesting computer, which is shortened so that a personal reference can no longer be established
      • the amount of data transferred
      • the operating system
      • the message whether the request was successful (access status/ttp status code)
      • the GMT time zone difference.
    2. "Contact form data": When contact forms are used, the data transmitted through them are processed (first name, last name, company, e-mail address, telephone number and the time of transmission).
  3. Purpose and legal basis of data processing
    We process the personal data described in more detail above in accordance with the provisions of the DS-GVO, the other relevant data protection regulations and only to the extent necessary. Insofar as the processing of personal data is based on Art. 6 (1) p. 1 lit. f DS-GVO, the aforementioned purposes also represent our legitimate interests.
    The processing of log data serves statistical purposes and to improve the quality of our website, in particular the stability and security of the connection (legal basis is Art. 6 para. 1 p. 1 lit. f DS-GVO).
    Contact form data is processed to handle customer inquiries (legal basis is Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b or lit. f DS-GVO).
  4. Duration of data processing
    Your data will only be processed for as long as is necessary to achieve the above-mentioned processing purposes; the legal bases stated in the context of the processing purposes apply accordingly. Regarding the use and storage duration of cookies, please refer to point A.(5) as well as the Cookie Policy [link to Cookie Policy]
    Third parties used by us will store your data on their system for as long as is necessary in connection with the provision of services for us in accordance with the respective order. You can find more details on the storage period under A.(5) and the Cookie-Policy
  5. Transfer of personal data to third parties; basis for justification
    The following categories of recipients, which are usually order processors (see A.(7)), may receive access to your personal data:
    • Service providers for the operation of our website and the processing of data stored or transmitted by the systems (e.g. for data center services, payment processing, IT security). The legal basis for the transfer is then Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b or lit. f DS-GVO, insofar as these are not order processors;
    • Government agencies/authorities, insofar as this is necessary for the fulfillment of a legal obligation. The legal basis for the transfer is then Art. 6 para. 1 p. 1 lit. c DS-GVO;
    • Persons employed to carry out our business operations (e.g. auditors, banks, insurance companies, legal advisors, supervisory authorities, parties involved in company acquisitions or the establishment of joint ventures). The legal basis for the disclosure is then Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. b or lit. f DS-GVO.
    • For the guarantees of an adequate level of data protection in the event of a transfer of data to third countries, see A.(8).
    • In addition, we will only disclose your personal data to third parties if you have given your express consent to do so in accordance with Art. 6 para. 1 p. 1 lit. a DS-GVO.
  6. Use of cookies, plugins and other services on our website
    • Cookies
      We use cookies on our web pages. Cookies are small text files that are assigned to the browser you are using and stored on your hard drive by means of a characteristic string of characters, and through which certain information flows to the entity that sets the cookie. Cookies cannot execute programs or transfer viruses to your computer and therefore cannot cause any damage. They serve to make the Internet offer as a whole more user-friendly and effective, i.e. more pleasant for you.
      Cookies can contain data that make it possible to recognize the device used. In some cases, however, cookies only contain information on certain settings that cannot be related to a specific person. However, cookies cannot directly identify a user.
      A distinction is made between session cookies, which are deleted as soon as you close your browser, and permanent cookies, which are stored beyond the individual session. With regard to their function, a distinction is made between cookies:
      • Essential cookies: these are mandatory in order to navigate the website, use basic functions and ensure the security of the website; they do not collect information about you for marketing purposes, nor do they store which web pages you have visited;
      • Externe Medien Cookies: Diese dienen dazu, die Interaktivität unserer Webseite mit anderen Diensten (z. B. sozialen Netzwerken) zu verbessern; Sharing Cookies werden maximal 13 Monate lang gespeichert. Jeder Einsatz von Cookies, der nicht zwingend technisch erforderlich ist, stellt eine Datenverarbeitung dar, die nur mit einer ausdrücklichen und aktiven Einwilligung Ihrerseits erlaubt ist (§ 25 Abs. 2 des Gesetzes zur Regelung des Datenschutzes und des Schutzes der Privatsphäre in der Telekommunikation und bei Telemedien (TTDSG), Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Dies gilt insbesondere für die Verwendung von Advertising, Targeting oder Sharing Cookies. Darüber hinaus geben wir Ihre durch Cookies verarbeiteten personenbezogenen Daten nur an Dritte weiter, wenn Sie eine ausdrückliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) dazu erteilt haben.
      • Jeder Einsatz von Cookies, der nicht zwingend technisch erforderlich ist, stellt eine Datenverarbeitung dar, die nur mit einer ausdrücklichen und aktiven Einwilligung Ihrerseits erlaubt ist (§ 25 Abs. 2 des Gesetzes zur Regelung des Datenschutzes und des Schutzes der Privatsphäre in der Telekommunikation und bei Telemedien (TTDSG), Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Dies gilt insbesondere für die Verwendung von Advertising, Targeting oder Sharing Cookies. Darüber hinaus geben wir Ihre durch Cookies verarbeiteten personenbezogenen Daten nur an Dritte weiter, wenn Sie eine ausdrückliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) dazu erteilt haben.

      • Die Nutzung von Cookies oder vergleichbarer Technologien erfolgt auf Grundlage des § 25 Abs. 2 TTDSG. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt bei Essenziellen Cookies auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus unserem überwiegenden berechtigten Interesse an der Gewährleistung der optimalen Funktionalität der Website sowie einer nutzerfreundlichen und effektiven Gestaltung unseres Angebots. Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit dieser Verarbeitungen Sie betreffender personenbezogener Daten zu widersprechen, für dessen Geltendmachung eine Kontaktaufnahme an unsere eingangs angegebenen Kontaktdaten oder eine E-Mail genügt an [email protected]
      • Wir verwenden Externe Medien Cookies – soweit Sie diesen zugestimmt haben – auf Grundlage des § 25 Abs. 2 TTDSG und die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
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        • IP address (masked);
        • Location: country, region, city, approximate latitude and longitude (geolocation);
        • Date and time of the request (visit to the website);
        • Title and URL of the page displayed.
        • URL of the page accessed before the current page (referrer URL);
        • Screen resolution of the device used by the user;
        • Time in the local visitor's time zone;
        • Links to an external domain that were clicked;
        • Page generation time;
        • Main language of the browser used;
        • Browser version, browser plugins (PDF, Flash, Java, etc.) Operating system version, device identifier;
        • Language of the visited page;
        • Page search;
        • Random unique visitor ID;
        • Time of first visit for the specific visitor; and
        • Time of previous visit for the specific visitor.
    • The third parties that receive your cookie-generated data in case of your consent are:
      • We use the services of Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland ("Google") on our website. By using Google's advertising services, certain information is automatically transmitted to Google by your web browser. For more information about Google's services and the information collected in this context, please visit Google's information page, which can be found on Google's website and here [link to https://policies.google.com/technologies/ads?hl=de ]. Your data may be transferred to the USA. There is no EU Commission adequacy decision for the USA. The data transfer takes place, among other things, on the basis of standard contractual clauses as appropriate safeguards for the protection of personal data, viewable at: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_de.
      • Wir können auch Inhalte des Dienstes YouTube von Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland), einem Tochterunternehmen der Goole Inc. Inc. (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA) auf unserer Website verwenden, und bestimmte Cookies können erforderlich sein, um diese Nutzung zu ermöglichen. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf den folgenden Informationsseite der Anbieter unter https://www.google.com/intl/de/policies/privacy und https://www.youtube.com/static?template=privacy_guidelines. Ihre Daten werden gegebenenfalls in die USA übermittelt. Für die USA ist kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorhanden. Die Datenübermittlung erfolgt u.a auf Grundlage von Standardvertragsklauseln als geeignete Garantien für den Schutz der personenbezogenen Daten, einsehbar unter: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_de. 
      • Die Datenverarbeitung erfolgt dabei auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Weitere Informationen darüber, welche Cookies wir verwenden, welche Daten erhoben werden, wie diese verarbeitet werden, wie lange diese gespeichert werden und wie Sie Ihre Cookie-Einstellungen verwalten und bestimmte Arten von Tracking deaktivieren können, finden Sie in unserer Cookie-Policy
      • Social Media Plugins
        Wir verwenden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f der Datenschutz-Grundverordnung auch bestimmte Social-Media-Plugins von YouTube, Twitter, und Vimeo auf unserer Website, die Social-Media- und Content-Cookies platzieren, um Ihnen beispielsweise zu ermöglichen, YouTube- und Vimeo-Videos direkt auf unserer Website abzuspielen. Der dahinterstehende werbliche Zweck ist als unser berechtigtes Interesse im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung anzusehen. Die Verantwortung für den datenschutzkonformen Betrieb ist durch deren jeweiligen Anbieter zu gewährleisten. Den nachfolgend verlinkten jeweiligen Datenschutzhinweisen der Anbieter können Sie Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch den jeweiligen Anbieter sowie Ihre diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre entnehmen. Bitte beachten Sie, dass einige dieser Drittanbieter-Dienste Cookies platzieren, die auch für Aspekte wie verhaltensbasierte Werbung, Analysen oder Marktforschung verwendet werden, und dass Ihre Daten an diese Drittanbieter übertragen werden können. Wir weisen darauf hin, dass Sie durch vorheriges Ausloggen auf den Seiten von sozialen Netzwerken sowie Löschen gesetzter Cookies vermeiden können, dass soziale Netzwerke während Ihres Besuches von unserer Website die über Sie gesammelten Informationen Ihrem Nutzer-Konto bei dem jeweiligen sozialen Netzwerk zuordnen. Sie müssen sich vor Ihrem Besuch unserer Website bei den entsprechenden sozialen Netzwerken ausloggen, wenn Sie nicht möchten, dass soziale Netzwerke die über unseren Webauftritt gesammelten Daten unmittelbar Ihrem Profil zuordnen. Bitte beachten Sie, dass bestimmte Dritte, wie z. B. Facebook, einen anderen Dritten einsetzen können, um die Aktivitäten auf unseren Websites zu verfolgen und auf dieser Grundlage gezielte Werbung anzubieten. Wir empfehlen, dass Sie sich mit den Richtlinien anderer von Ihnen genutzter Social Media-Plattformen vertraut machen. Die für diese Seiten geltenden Richtlinien sind unter den folgenden Adressen verfügbar:
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C. Contact via contact form

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  3. Transfer of data to third parties
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D. Newsletter registration

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